Inscription ORIAS du courtier en assurance : le dossier COA pas à pas

L'inscription ORIAS du courtier en assurance est obligatoire avant toute activité de distribution. L'Orias tient le registre unique des intermédiaires en assurance, banque et finance, créé par l'article L. 512-1 du code des assurances. Un courtier s'y inscrit dans la catégorie COA, pour « courtier en opérations d'assurance ». Tant que votre nom n'apparaît pas sur le registre public, vous ne pouvez ni présenter ni placer un contrat.

Si vous en êtes encore au choix de votre projet, commencez par notre guide sur les étapes pour devenir courtier en assurance. Celui-ci part du moment où vous montez le dossier.

Qui doit s'inscrire dans la catégorie COA ?

Le courtier travaille pour le compte de son client et place des contrats auprès de plusieurs compagnies. La loi le définit par deux critères cumulés : être immatriculé au registre du commerce et des sociétés pour l'activité de courtage d'assurance, et pratiquer la distribution d'assurance au sens de l'article L. 511-1 du code des assurances. Conseiller, présenter, proposer, aider à conclure un contrat ou participer à sa gestion, notamment en cas de sinistre : tout cela en fait partie.

Un point à trancher dès la création du compte : exercez-vous le courtage à titre principal ou à titre accessoire ? La réponse change vos obligations. À titre principal, tous les dirigeants inscrits sur l'extrait Kbis doivent justifier de la capacité professionnelle de niveau 1. À titre accessoire, un dirigeant délégué peut porter cette capacité. Si votre code NAF est 66.22Z (activités des agents et courtiers d'assurances), l'Orias présume une activité à titre principal.

Pourquoi faut-il adhérer à une association avant de s'inscrire ?

Depuis le 1^er avril 2022, l'Orias refuse toute inscription ou tout renouvellement de courtier qui n'est pas membre d'une association professionnelle agréée par l'ACPR. Cette obligation vient de la loi n° 2021-402 du 8 avril 2021 relative à la réforme du courtage, codifiée à l'article L. 513-3 du code des assurances.

Son rôle va au-delà de l'inscription. Elle vérifie à l'entrée que vous remplissez les conditions d'exercice, puis elle suit votre activité et vous accompagne dans votre conformité au fil des années. Vous choisissez librement la vôtre dans la liste officielle publiée par l'ACPR. La cotisation est fixée par chaque association : comparez les services inclus, pas seulement le prix.

Quelles pièces réunir pour le dossier ?

Tout se fait en ligne, depuis un compte utilisateur créé sur orias.fr. Soignez l'adresse e-mail de contact : c'est par elle que l'Orias vous préviendra à chaque étape, et pendant toute la durée de votre inscription. Les justificatifs se déposent en PDF, 5 Mo maximum par fichier. La liste complète figure à l'article A. 512-1 du code des assurances. Pour un courtier, le guide COA de l'Orias la résume ainsi :

Côté diplômes, l'Orias accepte un master (niveau 7), une licence en finance, banque, assurance (niveau 6, spécialité 313) ou un titre inscrit au RNCP dans cette même spécialité. Le détail des parcours, dont la formation de 150 heures, est traité dans notre guide sur la capacité professionnelle du courtier.

L'extrait Kbis est souvent la pièce qui bloque. L'objet social et les activités déclarées doivent viser le courtage d'assurance, sinon l'Orias vous demandera un extrait corrigé. Si la société n'existe pas encore, regardez d'abord quel statut juridique choisir pour exercer le courtage.

Combien coûte l'inscription ?

25 € par inscription, non remboursables. Le montant est fixé par arrêté ministériel et se paie à chaque demande, puis à chaque renouvellement annuel.

Ce n'est pas le vrai budget de l'installation. Il faut y ajouter la cotisation à l'association, la prime de responsabilité civile professionnelle, la garantie financière si vous encaissez des fonds, et les frais de création de la société. Ces montants varient d'un prestataire à l'autre : demandez plusieurs devis avant de signer.

Combien de temps faut-il attendre ?

L'article R. 512-5 du code des assurances fixe un délai maximum de deux mois pour l'immatriculation. Ce délai court à partir de la réception d'un dossier complet, pas à partir du premier dépôt. Chaque pièce refusée repousse donc le départ.

Les étapes côté Orias

1. Vérification des pièces. Un gestionnaire contrôle chaque document. S'il en manque un ou s'il n'est pas conforme, il vous contacte pour obtenir un justificatif correct.
2. Contrôle d'honorabilité. L'Orias interroge lui-même le bulletin n° 2 du casier judiciaire national de la personne ou des dirigeants. Vous n'avez rien à fournir, mais les données d'identité saisies doivent être exactes. Les condamnations qui interdisent l'exercice sont listées à l'article L. 322-2 du code des assurances.
3. Commission d'immatriculation. Si la demande est acceptée, l'inscription est publiée sur orias.fr le jour même de la commission. En cas de refus, vous recevez un courrier recommandé qui en donne les motifs.

Attention aux dossiers laissés en suspens. Une demande inactive pendant plus de 90 jours est annulée, et il faut tout recommencer.

Ce qui retarde le plus souvent un dossier

• un extrait Kbis de plus de 3 mois, ou qui ne mentionne pas le courtage d'assurance ;
• une attestation de responsabilité civile dont les plafonds sont inférieurs aux minimums légaux ;
• un justificatif de capacité qui ne correspond pas au niveau 1 ;
• une erreur dans l'état civil d'un dirigeant, qui bloque le contrôle d'honorabilité.

Que faut-il refaire chaque année ?

Le renouvellement a lieu entre le 1^er et le 31 janvier, pour tous les courtiers. L'Orias envoie un e-mail quand la campagne est ouverte. Vous devez alors :

• payer les frais d'inscription de l'année ;
• déposer l'attestation de responsabilité civile professionnelle à jour ;
• déposer l'attestation de garantie financière à jour, si vous encaissez des fonds ;
• avoir renouvelé votre adhésion annuelle à l'association agréée.

Un renouvellement oublié peut conduire à la radiation du registre. Radié, vous n'avez plus le droit d'exercer. Notez l'échéance de janvier dans votre agenda dès la première inscription, et demandez vos attestations à l'assureur et à l'association en décembre.

Entre deux renouvellements, les changements se déclarent aussi. Nouveau dirigeant, transfert du siège social, début d'encaissement de fonds, condamnation définitive : l'Orias doit être informé avant le changement quand c'est possible, et au plus tard un mois après, avec les justificatifs à jour. Si vous confiez un mandat à un mandataire d'intermédiaire (MIA), vous devez aussi notifier ce mandat à l'Orias dès sa prise d'effet, puis sa fin.

Où afficher votre numéro Orias une fois inscrit ?

L'article L. 521-2 du code des assurances impose à l'intermédiaire de communiquer, avant la conclusion d'un contrat, des informations sur son identité, son adresse et son immatriculation. Le même article prévoit aussi l'information sur les procédures de réclamation et de médiation.

En pratique, le numéro Orias doit être facile à trouver pour un client qui veut vérifier votre statut. Les endroits habituels :

• les mentions légales de votre site internet ;
• votre document d'entrée en relation ;
• vos devis, propositions et courriers ;
• la signature de vos e-mails professionnels.

Indiquez aussi que l'inscription peut être vérifiée sur orias.fr. Le registre est public : n'importe qui peut y saisir votre numéro, votre nom ou votre numéro SIREN.

Et si vous changez de cadre d'exercice ?

Votre inscription est attachée à votre personne ou à votre société, pas à un réseau. Rejoindre un réseau de courtiers ne remplace ni l'inscription COA ni l'adhésion à une association agréée. Si la question se pose pour vous, notre guide exercer seul ou en réseau compare les deux options.

Monter le dossier avec Antemys

Un dossier ORIAS se monte seul, mais pas forcément sans aide. Les membres d'Antemys qui s'installent sont accompagnés pour la création de leur entreprise et la mise en conformité, puis pour l'ouverture de leurs codes auprès des compagnies une fois immatriculés. Si vous en êtes à cette étape, prenez contact avec l'équipe.